Sistem -- menurut DananPedia (hehehe) ... sistem adalah serangkaian proses yang mempunyai satu tujuan dengan aturan-aturannya yang berlaku. Itu adalah pengertian paling sederhana tentang sistem, klo mau yang beribet buka aja di wikipedia.com.
Sistem yang baik pasti menghasilkan kinerja dan hasil yang baik pula. Kalau pada sebuah perusahaan berlaku sebuah sistem yang baik, pasti hasilnya juga baik, contohnya efisiensi produksi baik, akurasi inventory, efisiensi dana baik, dan efisiensi waktu yang baik pula, yang akhirnya semua itu akan menghasilkan keuntungan bisnis jangka panjang yang sangat besar, dan satu lagi nih, kalo perusahaan itu sistemnya baik pasti kesejahteraan karyawannya baik pula (hope so...;)
Contoh salah satu sistem yang berbasis teknologi informasi (IT), atau yang bentuknya software yang terintegrasi, dan biasa disebut Sistem Informasi. Software ini biasa disebut Enterprise Resource Planning (ERP) dan Material Requirements Planning (MRP) System.
Ada beberapa pilihan dalam pembuatan dan implementasi sistem ini.
1. Beli Software jadi
Konsultan IT biasa ada yang jualan software jadi. Biasa mereka kerjasama dengan Microsoft atau vendor lain untuk menjual software dan jasa konsultasinya.
Keuntungan dari cara ini adalah software sudah siap pakai dgn ke-stabilan yang handal, dan tinggal di-customize sedikit untuk disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Namun Biaya akan sangat mahal, karena selain kita beli software kita juga harus bayar jasa konsultasi dari konsultannya. Belum lagi nanti kalo ada tambahan license untuk usernya, karena mereka biasa memberi license standart untuk 10 concurrent user, kalo perusahaan mau nambah license harus bayar lagi.
Software ini biasanya juga sangat ketat secara sistem, artinya benar2 dibuat sesuai standard operasional perusahaan yang sudah baku dan diakui.
Contoh dari software ini adalah Microsoft Navision & SAP
2. Develop oleh Konsultan IT (Software House)
Konsultan IT ada juga yang jualan software yang mereka develop sendiri. Keuntungannya adalah software yang di-develop biasanya lebih user friendly dan benar2 disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Artinya Sistemnya yang menyesuaikan dengan kondisi riil, bukan kondisi yang menyesuaikan sistem, disesuaikan dengan permintaan perusahaan.
Namun develop sistem ini membutuhkan waktu yang cukup lama, karena software dibuat dari awal, dan ini membutuhkan waktu yang cukup lama. Dari segi biaya cara ini juga cukup mahal, selain untuk jasa kosultasi dan developing, mereka juga akan charge untuk maintenance dan customize-nya.
3. Develop sendiri (tim developer dari intern perusahaan)
Perusahaan biasa mempunyai tim developer sendiri yang terdiri dari system analyst dan progammernya. Nah tim inilah yang akan men-develop sistem software ini. Keuntungannya adalah jelas lebih murah, lebih sesuai dgn yang dibutuhkan perusahaan, dan lebih mudah customize-nya. Namun kadang kendalanya adalah waktunya develop yang lama, dan kestabilan sistem yang belum teruji.
Semua itu adalah pilihan, disesuaikan dengan kebutuhan dan budget perusahaan anda.
Yang mungkin perlu diperhatika adalah bahwa implementasi sistem tidaklah semudah yang dibayangkan, karena hal ini sangat berhubungan dengan prosedur nyata di lapangan. Jadi sistem yang dijalankan di komputer sangat berpengaruh dengan keadaan sebenarnya di lapangan, sehingga diharapkan dengan sistem yang baik maka keadaaan di lapangan pun juga berjalan baik. Namun kendalanya adalah susahnya membuat sebuah prosedur operasional yang wajib dipatuhi oleh semua yang terlibat dalam proses.
Oke, semoga bacaan ini bisa menjadi sedikit acuan bagi anda yang hendak implementasi sistem pada perusahaan atau bisnis anda.
PeeP
